Hva er offentlig journal og postlister?

Offentlig journal nyttes til å informere offentligheten om dokumenter kommunen mottar og sender ut (postlister). 

Du kan søke  tilbake i saksdokumentene i postlisten, og be om innsyn i dokumentene direkte i søket. Postlistene vil fremover bli liggende ute et år, fra den som nå er eldst 01.01.2022

Til kommunens postliste

Offentlighetslovens hovedregel er at forvaltningens saksdokumenter er offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov. Dokumenter som er unntatt offentlighet, er merket med paragrafhenvisning til offentlighetsloven.

Tips til søk i Ås kommunes postliste

Feltet Søk er et fritekstsøk.  Her kan man skrive inn hele eller deler av søkeordet. Fritekstsøket vil søke i følgende felter:

  • Dokumentets tittel
  • Sakens tittel
  • Avsender
  • Mottaker
  • Saksnummer
  • Dokumentnummer

Når du legger inn søkerord i feltet Søk vil det bli søkt i alle publiserte journaler, uansett hvilken journaldato som er valgt i feltet Dato.
Når du har lagt inn ønsket tekst trykk Enter eller Oppdater.

Ønsker du å søke på en bestemt dato må feltet Søk være tomt. Datoen i datofeltet viser hvilken dato dokumentet ble journalført i kommunens sak- og arkivsystem

Søk på eiendom

Eksempel på fritekstsøk;

  • «Gnr 42 Bnr 1»
  • «Skoleveien»

Søk på regulering

Eksempel på fritekstsøk;

  • «R-287»
  • «Detaljreguleringsplan»

Søk på saksnummer

Eksempel på fritekstsøk;

  • «14/00050»

Søk på dokumentnummer

Eksempel på fritekstsøk;

  • «14/00050-1»

Spesifisere søk

Du kan spesifisere ditt søk ved å velge avdeling i rullegardinmenyen til høyre for feltet Avdeling.

Du kan også snevre inn søket ditt ytterligere ved å velge en bestemt dokumenttype.  Dette feltet ligger under feltet Søk.

Søkeresultat og søke om innsyn

Du vil få opp resultatet av søket ditt fortløpende under søkefeltet. Teksten som er understreket og i blått er dokumentets tittel. Klikker du på dokumentets tittel vil du få opp informasjon om dokumentdato, sakstittel, avsender/mottaker, tilgangskode, ansvarlig enhet og dokumenttype. Du får opp lenke i hver dokumentbeskrivelse, hvor du kan søke om innsyn i dokumentet. 

Bestille saksdokumenter som er eldre enn offentlig journal som ligger ute

For bestilling av eldre dokumenter, kontakt kommunens postmottak på post@as.kommune.no.

Skal du søke om innsyn i noe som krever at du gir oss sensitive opplysninger for at vi skal forstå hva du ønsker innsyn i, ber vi deg bruke eDialog for å kontakte oss på en sikker måte.

Saker til politisk behandling

Leter du etter dokumenter knyttet til en politisk sak, finner du disse i politisk møtekalender.

Du kan også se opptak av kommunestyremøter på Kommune-Tv.

Kommunens depotarkiv - Lokalhistorisk arkiv

Depotarkivet inneholder i all hovedsak arkiver fra Ås kommunes virksomhet. Tidsrommet spenner seg fra 1811 til rundt år 2006.

Depotarkivet inneholder: 

  • kommunearkiver eldre enn 20-30 år
  • arkiver fra avsluttede enheter i kommunen
  • pasient og klientarkiver

Arkivliste – Ås kommunes arkivdepot

Innsyn i depotarkivet

Den som ber om innsyn i kommunale depotarkivalier må henvende seg til kommunen, primært ved e-post til post@as.kommune.no med emne og overskrift: Innsynsbegjæring i depotarkivet, sekundært ved telefon til 64 96 27 55 / 64 96 27 26.

Skal du søke om innsyn i noe som krever at du gir oss sensitive opplysninger for at vi skal forstå hva du ønsker innsyn i, ber vi deg bruke eDialog for å kontakte oss på en sikker måte.

Depotansvarlig vil bekrefte at henvendelsen er mottatt innen tre dager. Et skriftlig svar på innsynsbegjæringen vil bli gitt innen tre uker. Om mulig vil det bli gitt et tilbud om et besøk på depotarkivets leseplass innenfor depotarkivets åpningstider (onsdager klokken 12.00-14.00).

  • Ås kommunes depotarkivs besøksadresse er Dr. Sødringsvei 8 - 1430 Ås.
  • Før innsynet finner sted må den som søker om innsyn skrive under på en taushetserklæring i henhold til Forvaltningslovens §§13-13 f.

Det er anledning til å ta kopier etter satser fastsatt av departementet. Depotansvarlig må godkjenne kopiene og eventuelt sladde ut taushetsbelagte opplysninger i henhold til gjeldende lov og forskrift.

Reglement

  • Det er ikke tillatt med mat eller drikke i nærheten av arkivmateriale.
  • Det er ikke tillatt å fjerne noe fra arkivene.
  • Dokumentene skal leveres tilbake i den rekkefølgen de lå ved utlevering.
  • Arkivmateriale er ikke til hjemlån.